De ‘contactpersoon fietstochten’ van de activiteitencommissie zorgt voor een aankondiging van de tocht. Hiervoor levert de organisator zelf een stukje aan met informatie over de tocht bij de contactpersoon fietstochten. De activiteitencommissie plaatst, wanneer de activiteit aan de juiste criteria voldoet, het eerste bericht (de aankondiging met informatie) op onze website onder Actueel -> Activiteiten. Publiceer minimaal:
- Een globale beschrijving van het evenment en de tocht (datum, streek , start- en eindpunt, lengtes)
- Een overzichtskaartje is leuk.
- De knooppunten en/of GPX-tracks van de routes.
- Een link naar de GPX-files (kan later volgen)
- Informatie over deelname kosten.
- Het maximaal aan tal personen dat kan deelnemen. Vermeld er dan bij dat als het maximum bereikt is, men op een wachtlijst komt.
- Wijs op mogelijke weersomstandigheden (regenkleding, thermokleding etc.) en naar het document over veiligheid op de website.
- Benadruk dat men zelf een fietskaart moet hebben.
- Laat weten binnen welke termijn kan worden aan- of afgemeld. Dit is van belang bij huur van een locatie of extra ruimte bijvoorbeeld.
- Mocht je bepaalde informatie nog niet hebben, laat dan weten wanneer deelnemers de informatie kunnen verwachten.
- Waar nadere informatie is op te vragen
Aanmelden voor deelname aan de fietstochten gebeurt via de website van de wereldfietser (https://wereldfietser.nl/activiteiten/overzicht-activiteiten). Tochten zijn toegankelijk voor leden en niet leden. Niet-leden betalen bovenop de deelnamekosten een bijdrage in de organisatiekosten. Dit wordt in Genkgo geregeld.
Stimuleer dat medefietsers eventueel op het forum melden dat ze meegaan. Daarmee enthousiasmeert men anderen om ook deel te nemen en biedt het de mogelijkheid dat lokale groepjes gezamenlijk naar het beginpunt kunnen reizen. Let op, inschrijven voor een wereldfietser toertocht loopt altijd via de website van de wereldfietser, niet via het forum.